La rédaction d’un contrat d’entretien et de maintenance doit suivre quelques règles. Ce document doit comprendre différentes informations et diverses clauses selon le secteur d’activité (bâtiment, informatique, industrie…). Le contenu du contrat peut être différent pour une maintenance industrielle, une maintenance en bâtiment et une maintenance informatique. Afin d’encadrer la relation envers son client, le professionnel doit bien le rédiger. Alors, comment rédiger un contrat d’entretien ? Cet article vous guide.
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Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance et d’entretien ?
Le contrat d’entretien et de maintenance encadre la relation entre le client et le prestataire en ce qui concerne l’entretien d’un bien, d’un équipement… Il fait naître des obligations et des droits pour les deux parties.
Définition d’un contrat d’entretien
Un contrat d’entretien est un document encadrant la visite d’entretien et les différents travaux de maintenance à effectuer par un professionnel pour le compte d’un client. Il prévoit les prestations à faire (réparation, nettoyage, réglage…) et leurs coûts. L’artisan peut proposer ce type de contrat pour entretenir un équipement et assurer son bon fonctionnement. Celui-ci doit se charger de la maintenance des équipements selon les conditions prévues dans le document. Ainsi, l’objet d’un contrat d’entretien est de définir les termes et conditions régissant l’entretien d’un équipement comme une pompe à chaleur.
Définition d’un contrat de maintenance et d’entretien selon la loi
Le contrat de maintenance et d’entretien est un « louage d’ouvrage » selon l’article 1710 du Code civil. Il s’agit, en d’autres termes, d’un accord par lequel un professionnel effectue un service pour le compte d’un client en contrepartie d’une rémunération. Ainsi, le contrat de maintenance et d’entretien permet à un prestataire de fournir un service pour la maintenance, l’entretien et la réparation d’un matériel ou d’un équipement. Un artisan peut, par exemple, proposer un contrat d’entretien pour une pompe à chaleur, une chaudière…
Une fois le contrat d’entretien signé, le prestataire s’engage à intervenir selon les conditions et les délais prévus et le client à payer le prix des prestations indiquées dans le contrat.
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Comment rédiger un contrat d’entretien ?
La rédaction d’un contrat d’entretien dépend du type d’équipement et des obligations légales y afférentes. Ce document doit cependant faire mention de quelques informations indispensables et communes à tous les contrats d’entretien et de maintenance.
Informations générales à inclure dans un contrat d’entretien
Le contrat de maintenance doit être rédigé avec soin. Ce document doit, au minimum, contenir les informations suivantes :
- Les informations sur le prestataire fournissant le service d’entretien et de maintenance (artisan, technicien…),
- Les informations sur le client bénéficiaire du service d’entretien et de maintenance (il peut s’agir d’une entreprise ou d’un particulier),
- L’objet de la prestation ou le service rendu par le prestataire,
- Les obligations du prestataire,
- Les prestations assurées par le professionnel,
- Les obligations du client,
- Le prix et les modalités de paiement,
- La durée du contrat d’entretien,
- Le règlement des litiges (amiable ou par voie judiciaire),
- La responsabilité (une clause définissant les conditions applicables en cas de non-respect des obligations prévues dans le contrat de maintenance et d’entretien).
Informations spécifiques à inclure dans un contrat d’entretien
Le contenu du contrat d’entretien dépend du service fourni par le prestataire, du type d’équipement et des obligations légales régissant l’entretien du matériel. Selon le secteur d’activité, il existe différentes sortes de contrat d’entretien et de maintenance comme :
- Le contrat de maintenance industrielle : ce type de contrat prévoit souvent le diagnostic, l’entretien et la réparation des équipements industriels dans les prestations fournies par le technicien. Il peut servir dans le domaine de l’alimentaire, de la métallurgie ou de la pharmaceutique.
- Le contrat de maintenance informatique : ce type de contrat permet au client de bénéficier d’un service d’entretien et de maintenance assurant le bon fonctionnement des outils et matériels informatiques. Le réglage, la réparation et le dépannage font partie des obligations des professionnels.
- Le contrat d’entretien bâtiment : ce type de contrat permet aux prestataires de proposer un service de réparation, de contrôle et de maintenance en cas de dommage. Il peut être établi pour l’entretien d’un équipement de chauffage, de la plomberie, d’un ascenseur, des sanitaires…
À noter qu’il est possible d’ajouter des clauses spécifiques à l’activité dans le contrat d’entretien afin de mieux encadrer les relations entre les deux parties. Pour faciliter la rédaction du document, il peut être pratique de consulter un contrat d’entretien type.
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Quelles clauses intégrées dans un contrat d’entretien ?
Le contrat d’entretien et de maintenance intègre des clauses communes aux contrats d’entretien et des clauses spécifiques au secteur d’activité. Les clauses à inclure dépendent également de l’équipement à entretenir.
Clauses communes aux contrats de maintenance et d’entretien
L’insertion de clauses dans le contrat de maintenance n’est pas obligatoire. La loi ne prévoit aucune forme déterminée pour la rédaction du document. De manière générale, il est nécessaire d’insérer des informations générales sur le prestataire, le client et le service fourni. Pensez à consulter un contrat client type pour connaître les renseignements à ajouter dans un contrat d’entretien.
Clauses spécifiques pour un contrat d’entretien industriel
L’ajout de clauses spécifiques au contrat de maintenance peut être nécessaire. Pour un contrat d’entretien industriel, il est conseillé d’inclure :
- Une clause de diagnostic sur l’état de fonctionnement des équipements industriels,
- Une clause de mise à disposition des moyens humains, immatériels et matériels par le prestataire,
- Une clause technique présentant la capacité de production, la disponibilité, la cadence et les différentes conditions d’exécution des travaux,
- Une clause commerciale permettant de fixer le tarif de la prestation,
- Des clauses d’hygiène et de sécurité.
Clauses spécifiques pour un contrat de maintenance informatique
Le contrat de maintenance informatique peut inclure certaines clauses comme :
- La clause de confidentialité,
- Les clauses relatives aux modalités de collaboration,
- Les clauses relatives à la rupture liée au contrat,
- Les clauses relatives au respect des règles déontologiques.
Clauses spécifiques pour un contrat de maintenance bâtiment
Les clauses spécifiques pour un contrat de maintenance bâtiment concernent généralement :
- La mise en sécurité et la mise en conformité,
- Le remplacement des matériels dysfonctionnels ou défectueux,
- La restauration du service dans les délais prévus.
Pour les entretiens obligatoires, entretien de certains types de chaudière, de pompe à chaleur, etc. la souscription d’un contrat d’entretien et de maintenance est une solution intéressante.
